Skip to content Skip to sidebar Skip to footer

Rumus Excel - Cara Membatasi Jumlah Karakter Pada Isi Kolom

 Membatasi Jumlah Karakter

Membatasi isi kolom di excel dengan jumlah tertentu tentunya bertujuan agar data yang diketikkan atau dimasukkan pada sebuah cell atau kolom sesuai dengan kriteria tertentu sesuai dengan apa yang kamu inginkan.

Dalam contoh, ketika kamu memasukkan sebuah data berupa NIK penduduk, tentunya pada sebuah cell atau kolom itu hanya boleh diisi 16 digit angka yang tidak boleh lebih atau kurang. Nah hal ini juga sering saya alami ketika ingin cek data apakah sudah pas 16 digit atau belum. Nah, oleh sebab itu pengalaman edukasi yang akan saya berikan ini adalah tentang bagaimana membatasi jumlah karakter di kolom excel dengan mudah dan cepat yang menerapkan menu Conditional Formatting.

Conditional Formatting ini secara umum digunakan untuk mewarnai atau menandai suatu cell atau kolom secara otomatis. Misalnya, kamu ingin setiap kolom sel pada sebuah tabel excel tentunya yang jumlah NIK yang lebih atau kurang dari 16 digit maka akan bewarna merah. Atau yang pada sebuah kriteria dengan teks "Lulus" bewarna hijau dan "Tidak Lulus" bewarna merah, dan lain sebagainya.

Dalam menu Conditional Formatting juga tersedia 6 jenis kriteria yang disediakan oleh microsoft excel, yaitu ;

  1. Menandai dengan format semua sel terpililh berdasarkan nilai isi sel tersebut
  2. Menandai format sel berdasarkan nilai tertinggi atau terendah
  3. menandai format sel yang hanya bisa diisi dengan nilai tertentu
  4. Menandai format sel berdasarkan nilai rata-rata
  5. Menandai format sel berdasarkan nilai yang duplikat
  6. Menandai format sel dengan berdasarkan formula atau rumus excel tertentu.

Membatasi Jumlah Karakter dengan Conditional Formatting

Yang akan saya tuliskan disini adalah membatasi jumlah karakter dengan menandai sel atau kolom berdasarkan formula atau rumus excel dengan kondisi tertentu. Nah berikut contoh tabel yang akan saya tandai
Tabel Excel

Dalam contoh tersebut, akan saya tandai dengan warna merah apabila jumlah digit di kolom NIK Penduduk kurang atau lebih dari 16.

Cara menggunakan conditional formatting.

Berikut cara menggunakan pada excel untuk menandai dengan membatasi jumlah karakter pada isi sel yang sesuai dengan kriteria tertentu menggunakan rumus atau formula excel, langkah-langkahnya adalah 
  1. Masuk menu Home -- Pilih Conditional Formatting
  2. Pilih New Rules
  3. Kemudian setelah terbuka jendela baru lakukan langkah selanjutnya
  4. Pilih kriteria "Use a Formula to dataremine which cells to format" atau menu yang ada dibawah sendiri
  5. Tuliskan formula atau rumusnya seperti yang akan saya tuliskan dibawah
New Formatting Rules

Formula atau Rumus Excelnya adalah =LEN($A2) < > 16  dan dibawah ini adalah penjelasan dari format tersebut.

Fungsi LEN adalah fungsi yang disediakan oleh excel untuk digunakan menghitung jumlah karakter huruf, angka maupun tanda baca seperti koma, titik, spasi dll.

($A2)  adalah letak kolom atau sel yang akan dihitung jumlah karakternya yaitu terletak pada kolom A2 dan maksut dari $A2 adalah untuk menjadikan kolom itu absolute dengan cara blok A2 kemudian tekan F4 pada keyboard mu sebanyak empat kali (4x).

< > 16 adalah fungsi logika dinama jika karakter jumlahnya kurang atau lebih dari 16 karakter, dalam arti lain karakter pada isi kolom A2 harus pas 16 karakter.


LANGKAH BERIKUTNYA ---

Setelah kamu sudah menuliskan formula atau rumusnya, maka selanjutnya adalah jangan kamu ok dulu, melainkan kamu harus 
  1. Klik menu format yang ada di jendela new formatting rule tadi.
  2. Pilih menu fill
  3. Tentukan warnanya sesuai keinginanmu
  4. kemudian klik oke.
SETELAH langkah - langkah di atas sudah dilakukan, berikutnya adalah kamu hanya tinggak copy atau salin kolom A2 di kolom-kolom atau sel yang lain dengan cara paste special format. Caranya
  1. Salin sel atau kolom A2, seperti biasa Ctrl + C
  2. Arahkan kursor di kolom atau sel atau blok semua kolom yang akan di paste / tempel kan
  3. Klik kanan -- pilih Paste Special -- pilih Formats -- Ok
Paste Special

Setelah semua tahapan sudah benar maka jika pada kolom atau sel tersebut jumlah karakternya kurang atau lebih dari 16 maka akan bewarna merah . Gambar dibawah adalah contoh dari hasil yang berhasil dilakukan
excel

Saya kira ini cukup guna untuk memberikan kamu pengalaman edukasi mengenai membatasi jumlah karakter pada isi kolom di excel dengan cara menandainya yang menerapkan fungsi menu dari Conditional Formatting seperti yang tertuliskan diatas. 

Selain cara yang sudah dituliskan diatas, yang menerapkan fungsi LEN kamu juga bisa memodifikasi formula atau rumus excel tersebut sesuai dengan kebutuhan datanya.

Dan sekian terimakasih serta satu kata "Jangan Lupa Bernafas dan Tetap Bersyukur".